- A reserva dupla (overbooking) acontece quando a mesma noite é vendida em dois sites antes que o calendário de um deles se atualize.
- Um calendário principal, os dois sites ligados a ele e as reservas diretas bloqueadas na hora evitam a maior parte dos casos.
- Se acontecer, fale primeiro com o hóspede que reservou por último e resolva antes que alguém precise cancelar.
Sexta à noite chega uma reserva no Booking.com para o fim de semana. De tarde, as mesmas noites já tinham saído no Airbnb. Um dos dois hóspedes vai ficar sem a casa, e a conversa difícil é sua.
Quase sempre a causa é a mesma: um site demorou para saber o que o outro vendeu. Essa demora tem conserto, e ele leva uma tarde.
Onde a brecha aparece
O Airbnb e o Booking.com não se falam. Cada um guarda a própria cópia do calendário, que só muda quando você mexe nela ou quando o site lê um link de calendário (iCal) vindo de outro lugar.
Só que essa leitura acontece de tempos em tempos, num intervalo que cada site define. Enquanto ela não vem, a noite vendida num site segue aberta no outro. Com a reserva direta que você esqueceu de bloquear, dá no mesmo.
O trabalho, então, é encolher o tempo em que uma noite já vendida continua à venda no outro site.
Seis passos para fechar a brecha
Os passos valem para quem liga os sites pelo link de calendário, sem sistema nenhum. Faça na ordem, com calma e longe de feriado.
- 01
Escolha o calendário principal
Decida qual calendário vale: o de um dos sites ou o de um sistema. A partir daí, toda reserva direta e todo bloqueio entram nele primeiro.
- Anote qual é o principal e avise quem ajuda você
- 02
Ligue os dois sites nos dois sentidos
Exporte o link de calendário do Airbnb e importe no Booking.com. Depois faça o caminho de volta, do Booking.com para o Airbnb.
- Link do Airbnb importado no Booking.com
- Link do Booking.com importado no Airbnb
- 03
Apague os links antigos
Link que sobrou de anúncio antigo ou de outro sistema bloqueia data errada ou deixa de bloquear a certa.
- Na lista de calendários importados, só ficaram os links atuais
- 04
Iguale as regras de disponibilidade
Se a antecedência mínima, a janela de reserva ou o intervalo entre estadias forem diferentes em cada site, um deles abre datas que o outro não enxerga.
- 05
Bloqueie a reserva direta na hora
Fechou com alguém pelo WhatsApp ou por indicação? Bloqueie no calendário principal antes mesmo de mandar a confirmação.
- 06
Teste com um bloqueio
Bloqueie uma data qualquer num site e marque quanto tempo ela leva para aparecer fechada no outro. Depois libere a data.
- A data apareceu fechada no outro site
- Você anotou quanto tempo levou
Esse último teste mostra o tamanho da sua brecha. Se a data levou horas para fechar, a gente recomenda conferir à mão as datas mais disputadas até ter outra solução. Dá trabalho, mas sai mais barato que um cancelamento.
Os hábitos que mantêm os calendários iguais
Depois de tudo configurado, o risco mora na rotina. Quase sempre é um bloqueio esquecido ou uma regra mudada num site só.
- Bloquear a data num dos sites e deixar o outro para depois
- Reabrir um período sem ver se já havia reserva nele
- Mudar o mínimo de noites ou a antecedência num site só
- Bloquear sempre no calendário principal primeiro
- Olhar os dois calendários antes de reabrir datas
- Mudar as regras nos dois sites de uma vez
Antes de feriado e de data muito procurada, abra os dois calendários lado a lado e confira noite por noite. É quando as reservas chegam mais perto umas das outras.
Se acontecer: o que fazer na primeira hora
Duas reservas caíram na mesma noite? Resolva no mesmo dia. Fale primeiro com o hóspede que reservou por último, conte o que houve e ofereça só opções que você consegue cumprir.
E isso é só a reserva. Se você remanejar o hóspede, pode ter de pagar a diferença de um imóvel parecido, e o cancelamento ainda pesa no site. Por isso, antes de cancelar, procure uma saída que o hóspede aceite.
Oi, {nome}, tudo bem? Aqui é {seu nome}, do {imóvel}. Preciso falar com você sobre a sua reserva de {datas}.
Tivemos um problema: as mesmas noites foram reservadas por outro site pouco antes da sua, e o imóvel não vai estar livre. Sinto muito pelo transtorno.
Consigo te oferecer {opção 1} ou {opção 2}. Se preferir, faço o reembolso integral pelo próprio {site}.
Me conta o que fica melhor para você que eu resolvo ainda hoje.
{nome}{seu nome}{imóvel}{datas}{opção 1}{opção 2}{site}Converse pelo chat do próprio site, mesmo que também fale pelo WhatsApp. Se o caso for parar no atendimento do Airbnb ou do Booking.com, é esse histórico que eles vão olhar.
A conta usa um exemplo declarado: uma reserva de 3 noites com diária de R$ 400. Ficam de fora taxas, multas e a diferença de um imóvel equivalente, que variam conforme o site e o caso. As regras de cancelamento citadas são gerais; confira sempre a versão atual nas centrais de ajuda do Airbnb e do Booking.com.
A equipe da anftri escreve sobre calendário, canais de venda e a rotina de quem vive de aluguel por temporada. Todo número tem origem declarada no fim do texto.
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